امروزه در سازمان‌ها و شرکت‌ها، با توجه به ضرورت استفاده از اینترانت و اینترنت جهت ارتباط بهتر در داخل سازمان و همچنین برای ارتباط با مشتریان و حتی جذب مشتریان جدید، اهمیت وجود پورتال دوچندان شده است. پورتالهای سازمانی برای ایجاد درکی بهتر از نیازهای درونی، به کمک سازمان‌ها آمده و به آن‌ها در بهینه‌سازی فعالیت هایشان کمک می‌کنند.
پورتال‌ها بر خلاف وبسایت ها، روی نیازهای بنیادی و عمیق یک سازمان متمرکز شده و در صورت طراحی درست، در رفع همین نیازها کارگشا خواهند بود. امروزه طراحی پورتال سازمانی، به اندازه طراحی استراتژی‌های بلند مدت یک سازمان یا شاید بیشتر اهمیت داشته و مدیران هر سازمانی باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند.
پورتال سازمانی چیست؟
سازمان ها عموما از مجموعه ای از نرم افزار ها برای پاسخگویی به نیازمندی های الکترونیکی خود استفاده می کنند.
بنابراین درگاه ورود به هر سیستم، تعریف کاربران، تنظیم سطوح دسترسی مجزا خواهد بود. با وجود پورتال کلیمه سیستم های مبتنی بر وب سازمان در یک پنجره واحد (single Window) در اختیار کاربران قرار می گیرند و مدیریت کاربران، دسترسی ها، ساختار سازمانی و منوها متمرکز می شود.
پورتال سازمانی در واقع امکانی است که هر سازمان و یا ارگان دولت در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد تا از طریق اینترنت بتوانند سرعت انجام کارها را بالاتر ببرند؛ در واقع با وجود پورتال، افراد می‌توانند به راحتی و از طریق اینترنت به پرتال ارگان دولتی مورد نظر وارد شوند.
با توجه به اینکه سایت پورتال دارای قسمت های مختلف است، با ورود به هر پنل می‌توان کارهای مربوط به آن سازمان را انجام داد. امروزه با الکترونیکی شدن مراکز دولتی و خصوصی، داشتن یک پرتال سازمانی می‌تواند خدمات متنوع هر سازمان را به وسیله پورتال دولتی در اختیار عموم مردم قرار دهد.
پورتال به چه معناست؟
اولین چیزی که به ما کمک می کند تا به درک درستی از پورتال سازمانی برسیم، معنای واژه‌ی پورتال است. پورتال در لغت، به معنای درگاه و دروازه است. اما این مفهوم در مورد پورتال‌هایی که در اینجا مدنظر ماست کمی متفاوت است. پورتال‌ها در زمینه‌ی مورد بحث، بیشتر به عنوان وب-پورتال مطرح شده و در قالب این ترکیب کلامی، معنا می‌شوند. وب‌پورتال‌ها، وبسایت هایی هستند که وظیفه‌ی دریافت، جمع‌آوری و یا انتقال اطلاعات را به عهده دارند. پس می‌توان گفت پورتالهای مدنظر ما، درگاه‌های اطلاعاتی هستند که مثل یک سیستم ذخیره و انتقال اطلاعات عمل می‌کنند. این اطلاعات می‌توانند شامل داده‌های ساده ای مثل نام، نام کاربری، ایمیل و از این دست داده‌ها بوده و یا دربرگیرنده‌ی داده‌های سطح بالاتری نظیر دستورالعمل‌ها، گزارشات فردی و… باشند. در هر صورت این اطلاعات، در پورتال‌ها ذخیره سازی و دسته بندی می شوند.
آغاز شهرت وب پورتال‌ها به دهه ۹۰ میلادی برمی‌گردد. زمانی که وب سایت‌هایی مثل یاهو سهم بزرگی از کاربران اینترنت را با ارائه سطح گسترده‌ای از اطلاعات، به دست آوردند. این پورتال‌ها یا به اصطلاح وب پورتال‌ها آنقدر شهرت یافتند که بیشتر کاربران را مجاب به گزینش این صفحات به عنوان صفحه‌ی اصلی مرورگر خود کردند. سرویس‌های ارائه شده در این صفحات، تا حد زیادی پاسخگوی اکثر نیازهای کاربران اینترنت در آن زمان بود. سرویس هایی مثل اخبار، ایمیل، گزارش‌های آب و هوایی و حتی موتور جستجوی جداگانه نیز، در بستر این وب پورتال‌ها ارائه می‌شد. همزمان با شهرت یافتن شرکت یاهو، شرکت‌های دیگری هم بودند که با به کارگیری تکنولوژی های نوین، سعی در جمع آوری اطلاعات مفید کاربران داشته و بسته‌های پورتالی خود را برای پاسخ به نیازهای متفاوت، روانه ی بازار می‌کردند.
تفاوت طراحی پورتال سازمانی با طراحی سایت های معمولی
طراحی پورتال سازمانی می‌تواند یک پروسه مشخصی داشته باشد. این سایت‌ها اکثرا از بخش‌های مختلفی ساخته شده است؛ از این رو می‌تواند به عنوان یک سایت قدرتمند در ارائه خدمات به کاربران عنوان شود.
یکی از ویژگی‌های منحصر به فردی که باید در طراحی سایت سازمانی به آن توجه شود، ایجاد سایتی است که دارای امنیت بالایی باشد تا امکان هک شدن آن توسط افراد، غیر ممکن باشد. اطلاعاتی که در ارگان‌های دولتی وجود دارد می‌تواند از این طریق بهتر حفظ شود.
برای اینکه ساخت پورتال سازمانی را انجام دهید باید از کد نویسی خاصی استفاده شود که هر سازمانی نمی‌تواند به آن دسترسی داشته باشد. این کد نویسی می‌تواند در هر شرکتی که طراحی وب سایت دولت را انجام می‌دهد با دیگری متفاوت باشد.
از آنجایی که طراحی سایت دولتی دارای حیطه کاری بسیار گسترده‌ای است؛ از این رو این کار می‌تواند برای هر ارگانی به نوعی خاص انجام شود. طراحی پورتال نسبت به طراحی سایت‌های دیگر باید دارای سادگی در خود باشد که کاربر را گیج نکند و کاربر بتواند با صرف وقت اندک در کمترین زمان، پنل مورد نظر خود را در سایت پیدا کند؛ به همین دلیل طراحی سایت سازمانی می‌تواند بسیار ساده صورت گیرد.
افراد با مراجعه به سایت دولتی باید در وهله اول بتوانند در مدت زمان کمی کارهای اداری مربوط به خود را به راحتی انجام دهند. اطلاع رسانی نکته دیگری است که در سایت دولتی و یا پورتال باید بسیار برجسته باشد؛ در واقع با طراحی پورتال به صورت ویژه، بخش‌هایی که در اطلاع رسانی به مخاطبان در نظر گرفته می‌شوند، باید به راحتی قابل دیدن باشند، همچنین طراحی پورتال باید به گونه‌ای باشد که طبق تعاریف سئو و دارای ویژگی‌های سئو سایت باشد؛ به همین دلیل شرکت‌های طراحی سایت برای اینکه بتوانند طراحی پورتال را انجام دهند، باید به این نکته دقت داشته باشند که طراحی سایت دولتی باید طبق اصول سئو انجام گیرد. اهمیت سئو از آنجایی است که باید در زمان سرچ سایت دولتی، کاربران آن را به راحتی در گوگل پیaدا کنند.
اگر سایتی بر اساس اصول سئو طراحی نشود، نمی‌تواند پربازدید باشد و به همین دلیل به راحتی بدون استفاده و بازدید باقی می‌ماند.
نکات مهم در طراحی پورتال سازمانی
همانگونه که گفته شد، در طراحی پورتال سازمانی باید ویژگی‌هایی را مدنظر قرار داد که در طراحی وب سایت‌های دیگر خیلی حائز اهمیت نیست. ایجاد پورتال با استفاده از این نکات می‌تواند به راحتی و با کمترین زمان ممکن صورت گیرد.
این نکات می‌توانند به شرکت‌های طراحی سایت کمک کنند که بتوانند طراحی سایت دولتی را بر اساس ویژگی‌های منحصر به فرد این سایت‌ها انجام دهند. می‌خواهیم در اینجا به نکات مورد استفاده در ایجاد سایت دولتی بپردازیم.
- در طراحی پورتال سازمانی اولین نکته‌ای که شرکت‌های طراحی باید در نظر داشته باشند، ساختار و طرح سایت است. در ابتدا باید هدف از ایجاد پورتال سازمانی مشخص شود. همه سایت‌های دولتی با داشتن سادگی در طراحی خود می‌توانند به مخاطبان در ارائه خدمات مناسب کمک کنند.
- طراحی پورتال سازمانی نباید دارای ساختاری گیج کننده و مهیج باشد. گرافیک در ساختار سایت دولتی باید بسیار کم مورد استفاده قرار گیرد. این سایت‌ها نیاز به جذب مخاطب ندارند، زیرا سایت دولتی است و افراد انتظار کارایی بالا را در سایت‌های دولتی دارند. آن‌ها می‌خواهند که بتوانند به راحتی به بخش‌های مختلف سازمان دسترسی داشته باشند؛ از این رو سادگی در ساختار سایت‌های دولتی می‌تواند بسیار مورد توجه باشد.
- سرعت سایت باید در حد بالایی قرار داشته باشد. این سرعت باید به حدی باشد که کاربران بتوانند در کمترین زمان ممکن کارهای اداری خود را از این طریق انجام دهند.
ایجاد قطعی در سایت می‌تواند در وسط کار اداری کاربران باعث شود که کل سیستم دوباره راه اندازی شود و این امر می‌تواند موجب نارضایتی کاربر شود؛ بنابراین در طراحی این نوع سایت‌ها باید ایجاد قطعی در سایت و سرور وجود نداشته باشد. - استفاده از عکس در سایت دولتی باید به صورت محدودی انجام گیرد، زیرا هدف از طراحی پورتال در واقع انجام خدمات اداری است. عکس‌ها می‌توانند با تعداد زیاد ، هدف طراحی سایت را به کلی تغییر دهند.
- سایت دولتی باید دارای فرم‌های مشخصی باشد. این فرم‌ها باید دارای جایگاه مشخصی در طراحی پورتال سازمانی باشند؛ از این رو مخاطبان و کاربران می‌توانند به راحتی این فرم‌ها را پیدا کنند و مورد استفاده قرار دهند.
- ساختار پورتال سازمانی باید به گونه‌ای باشد که افراد در هر قشری با هر سنی بتواند به راحتی از آن استفاده کند. ایجاد پیچیدگی در سایت دولتی می‌تواند امکان استفاده از آن را برای هر سنی با مشکل مواجه کند.
- راهنمای استفاده از روند سایت باید در طراحی سایت سازمانی و یا طراحی پورتال مشخص باشد. افرادی که برای اولین بار به سایت دولتی وارد می‌شوند، با دیدن راهنمای استفاده از سایت می توانند به راحتی به امکانات سایت دسترسی پیدا کنند.